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Process Management tools
Les outils de gestion se divisent en deux catégories bien distinctes.
Il y a les outils de workflow et les outils de la modélisation des programmes.
Les outils dans la modélisation des processus se focalisent sur la fabrication et l’optimisation des programmes métier. Ils simplifient la définition et la formalisation de tous les éléments clés de chaque programme. C’est une façon d’identifier toutes les actions à exécuter pour avoir un accord de réalisation. On classe les données et les intervenants correspondants à chaque action. Puis à la fin, on détermine tous les délais d’exécution de toutes les actions et ses ensembles. Ainsi, on appelle une tâche l’ensemble des acteurs, des délais, de l’action et des données. Cette tâche indique une étape du processus déjà formalisé. Ce processus est complété par des évènements à prévoir, toutes les exceptions possibles et des contrôles à réaliser. Comme on vit aujourd’hui dans un univers où la technologie est quasiment présente dans toutes les entreprises, les logiciels d’appoint sont des outils de gestion utilisés pour faciliter le travail.
Un logiciel de gestion de recrutement
Les outils de gestion sont bien réels et chaque être humain pense que ces derniers pourront faire tout le travail. Un nouveau logiciel de dernière version offre plusieurs fonctions qui peuvent exécuter toutes les tâches. Les logiciels deviennent plus difficiles au fur et à mesure que la technologie avance, pourtant l’utilisateur n’emploie que 10 à 20 % des aptitudes de certains. Cette remarque est prouvée sur les logiciels pour la gestion de projets. Par ailleurs, il existe un logiciel de gestion de recrutement avec lequel on peut gérer le processus de recrutement, traiter toutes les candidatures et optimiser la relation employeur/candidat. Ce logiciel est paramétrable, modulable et modulaire. Ce genre d’outil s’adapte facilement avec toutes les sociétés. Il permet de planifier, de contrôler et de paramétrer l’intégralité du programme. L’optimisation de la gestion de recrutement comprend la conduite du changement, l’intégration du processus par filiale, par business et par établissements.
Business Process Modeling
Le processus de modélisation
L’approche directe par les processus se trouve au cœur de la gestion moderne des entreprises. La configuration des sociétés s’est améliorée depuis la structure exhaustive intégrée et hiérarchique du 20ème siècle, même au niveau de la société d’un réseau de collaborateurs qui conçoit la valeur pour le client. Actuellement, beaucoup de dirigeants pensent à leurs sociétés en termes de programmes. Une inspiration abondante est disponible pour schématiser le management à travers les processus. Elle est en général influencée par les importateurs de solutions. Les processus peuvent être exposés et des bénéfices peuvent être tirés sur la modélisation de ces programmes tels que la compréhension du fonctionnement de l’entreprise, la mesure de la performance de la société et la conception du modèle de toutes les opérations futures de la société. La modélisation de processus se définit par une représentation visuelle des activités de la société. Les modèles créés mènent normalement à la création de logigrammes. La modélisation est alors une façon de poser les problèmes sur la gestion des risques, la documentation de toutes les activités de la société, le pilotage et l’analyse de l’entreprise, l’urbanisation du système de renseignement et l’exécution des processus.
Le fonctionnement de la modélisation du processus
La notation du Business Process Modeling est utilisée pour tous les projets de réalisation de processus. Pour fabriquer un modèle de processus efficace, le périmètre de modélisation peut être de dimensions variables. Si le périmètre englobe la société dans son ensemble, le but est de cartographier et de lister tous les processus de la société. Cette approche a pour objectif d’avoir une vision assez vaste de tous les processus, mais pas seulement une vision restreinte et détaillée de chaque programme. Si le périmètre se focalise sur un processus spécifique, l’objectif est de transformer le processus. Et cela va engendrer une conception et une analyse en détail du processus. Si le périmètre se trouve sur un domaine de métier, le plan de modélisation va donner deux approches plus des livrables comme la carte des processus du domaine métier et la description assez détaillée de plusieurs domaines du processus.
Logiciel BPM
Les logiciels BPM sont des outils avec lesquels on peut automatiser les processus métiers d’une société. La notion de BPM peut se définir par la gestion des processus métiers. Le processus en question est un ensemble d’activités mises en fonction dans le temps pour voir un résultat précis.
Les logiciels BPM aident les entreprises à faciliter l’administration de leurs processus et leurs contenus. Ces logiciels sont destinés aux entreprises de toutes dimensions qu’elles soient des PME ou multinationales. Tous les secteurs d’activités sont concernés par ces logiciels et ces derniers possèdent des capacités puissantes et efficaces dans l’automatisation.
Ils sont également innovants et d’autres fonctionnalités y peuvent être rajoutées pour la gestion des documents et de contenus de toutes origines et de tous types. On peut organiser tous les processus associés afin de mettre en avant un meilleur suivi et le partage de toutes les informations. Les logiciels ProcessStudio, Bonitasoft, ECM, GEIDE et Workflow ont chacun leur spécificité si bien qu’il est plus judicieux d’entrer dans les détails.
Logiciel Process Studio
Le logiciel Process Studio permet rapidement et simplement la mise en corrélation des processus d’une société de manière interactive et graphique. Il donne vie aux divers processus comme le service achat, le service juridique, les ressources humaines, le service client, le service recrutement et celui de la qualité. Il accorde beaucoup plus de fonctionnalités, de visibilité et plus de traçabilité. C’est une véritable entrée collaborative, il peut renfermer tous les employés d’une société à cause de sa simplicité et son ergonomie d’utilisation. Process Studio est aussi un générateur d’applications.
Logiciel BonitaSoft
Bonita Open solution peut être employé pour créer des données assez complexes comme les workflows et des feuilles de calcul comme Apple automator ou Excel. Cette solution logicielle comprend trois composants. Ne prenant que l’exemple du premier composant, Studio Bonita est un moyen de modéliser graphiquement les processus de sociétés selon le BPMN standard, ensuite il permet de connecter ces processus sur tous les composants d’information comme la base de données, la messagerie, l’ERP et la GED. Tout cela pour générer une application de métier autonome qui est évaluée en Java et qui peut être accessible via une interface web. Avec le Studio Bonita, on peut personnaliser les formulaires dans leur apparence graphique et dans leur ergonomie. Bonita Open Solution est téléchargeable sous la licence GPL.
Logiciel GEIDE
Le logiciel GEIDE permet une automatisation de processus, une gestion documentaire, un management de qualité, une dématérialisation des factures, une gestion du courrier et une maîtrise des ressources humaines. Dans la gestion documentaire, on peut simplifier l’accès à l’information. On peut gérer le cycle de vie des documents. On peut retrouver des informations par simple clic. On peut gérer tous les types de documents et de contenus. On peut piloter une activité. On peut gérer la conformité et assurer le retour sur investissement.
Logiciel Workflow
Le logiciel Workflow est un logiciel d’organisation avec une technologie d’innovation et de création des environnements nouveaux sur le plan du travail. Il définit les tâches et les processus métier en exécutant en commun au jour le jour des applications telles qu’Outlook et Word. Les avantages de ce logiciel se divisent en quatre. Le premier avantage est l’amélioration de la productivité. Cette amélioration est l’automatisation des flux pour réduire le temps consacré à toutes les tâches manuelles. Le deuxième avantage est la visibilité. Les flux permettent à tous les gestionnaires d’analyser le domaine des processus critiques sur tous les points et à tout moment. Troisièmement, le logiciel Workflow donne aux organisations l’opportunité de réagir facilement et rapidement devant l’évolution du marché. Cette évolution est constatée à travers de modifications de procédés. Quatrièmement, on note l’amélioration de l’imputabilité. Le suivi de temps pour réaliser les fonctions des sociétés crée une amélioration des processus et une mesure de la productivité. Le logiciel est entièrement paramétrable. En effet, il a un cadre structurant et possède un transfert électronique des données. Les acteurs sont notifiés par mail et leur affectation est paramétrable. Ce moyen de communication avec lequel on gagne du temps est simple d’utilisation. En plus, la traçabilité est facile.
Prix
La tarification est souvent souple. Elle est dégressive à partir d’un certain montant selon chaque logiciel. Pour Workflow, il est disponible dans tous les modèles sur le marché et il correspond à la fois à chaque besoin et à chaque moyen budgétaire. Qu’importe la formule choisie, toutes les fonctionnalités sont acquises d’office. Les modules additionnels n’existent pas ni l’extension. Les options payantes sont nulles et les coûts cachés sont inexistants. La licence est facturée selon le nombre actif d’utilisateurs avec un minimum de 30. Elle est perpétuelle avec un tarif dégressif à partir de 330 euros par utilisateur. Avec la licence classique, on peut avoir le logiciel et l’employer dans chaque infrastructure.
Formation Business Process Management
Utilité du BPM
La compétitivité des sociétés passe toujours par l’amélioration de leur performance et leur efficacité ainsi que par la réduction de leurs tarifs. Les entreprises doivent augmenter leur productivité et tout mettre en œuvre pour que leurs services et leurs produits soient aux attentes de leurs clients.
La demande et la livraison ne doivent pas contenir de maladresses. Tout cela nécessite alors une totale organisation de l’entreprise sur les démarches transversales et stratégiques. Les moyens pour les atteindre sont l’application de bons processus et leur amélioration de façon continue. Cette politique de stratégie de société doit se baser sur une méthodologie forte qu’est le Busines Process Management.
Cette méthodologie allie les problèmes de grande envergure d’une société et les outils opérationnels pour concrétiser les processus. Elle se charge de les améliorer en les amenant à donner la valeur attendue. L’objectif d’une formation dans le Business Process Management est d’éduquer les gestionnaires de processus pour qu’ils sachent progresser d’une manière professionnelle avec des retombées positives sur le processus de leur organisation.
Pour que chaque participant soit à la hauteur de la formation, les personnes qualifiées leur inculquent les techniques, la théorie, les stratégies et les aptitudes de la matière.
La formation en détail
Ceci est une exemple du déroulement possible d’une formation en BPM. La formation débute par un préambule où tous les adhérents sont reçus avec leur collègue ou leur supérieur interne. Le programme se présente en neuf modules pour une formation continue. Il existe aussi une formation intensive et une formation courte. Pour la formation continue, le premier module se consacre sur les compétences et le rôle du BPM. Sur le module deux, le cours se base sur la définition des processus. Dans le module trois, les enseignants se concentrent sur la modélisation des processus. Dans le quatrième module, les professeurs entrent en profondeur sur le contrôle et la maîtrise de processus. Dans le module cinq, ils abordent la conception, l’analyse et l’optimisation des processus. Dans le module six, ils traitent l’organisation du BPM et sa stratégie. Dans le module sept, ils parlent de l’intégration et pratiquent un jeu de simulation BPM. Dans le module huit, le coaching individuel ainsi que l’entrevue sont privilégiés. Le dernier module final se concentre sur l’évaluation en donnant aux participants le droit de présenter des cas pratiques. Cette évaluation est jugée par un jury compétent. La formation continue en BPM se résume avec la définition, la modélisation, la simulation, le développement, l’exécution, le contrôle, l’analyse et l’optimisation des processus.
Comment suivre ce cours et qui peuvent en bénéficier ?
Après la formation, certaines entreprises formatrices récompensent les participants avec un diplôme ou un certificat spécifique. Ceux qui n’ont pas réussi reçoivent juste un certificat de participation en se basant sur l’assiduité aux cours. Une formation peut se faire en intra entreprise et c’est le participant qui décide du lieu et des horaires. Le contenu de cette formation est plus simple. Pour que la formation soit efficace, il faut suivre des cours auprès des sociétés spécialisées ou organismes qui sont en étroite collaboration avec des experts ou qui les emploient des experts. Et il faut que ces entreprises soient connues sur le marché. On peut citer entre autres la société Amelior.be, l’Orsys Formation, le Global knowledge, la technofutur TIC et l’IBM Formation. La formation est ouverte à des business process managers, des analystes Métiers, des BPR Managers, des facilitateurs de processus, des gestionnaires de la qualité, des informaticiens, des analystes fonctionnels, des architectes de processus, des services industriels, des entreprises industrielles, des associations ayant des buts non lucratifs. Toutes les personnes qui veulent connaître et comprendre tous les enjeux des sociétés et les techniques adoptées sur l’amélioration des processus stratégiques peuvent également suivre cette formation.
Pour suivre la formation, il faut bien se préparer. L’agilité organisationnelle est entre autres utile pour réussir le programme. Cette qualité n’est pas innée pour tous les participants, mais peut être acquise en faisant de nombreux efforts. L’idéal est que cette formation soit accompagnée de cours individuels faits par les participants.
Workflow
D’une part, les différentes tâches ainsi que les différentes opérations réalisées par une personne ou un organisme sont nommées workflow. D’autre part, workflow désigne un excellent outil permettant d’assurer la modélisation ainsi que l’automatisme des flux d’informations au niveau d’une entreprise.
Définition du principe de workflow
Le mot workflow est un terme anglais qui signifie flux de travaux ou automatisation des processus. Des fois, les professionnels le définissent comme un flux opérationnel. En effet, le workflow se présente comme un outil qui a pour mission d’assurer la description du circuit de validation, les nombreuses tâches qui seront réparties entre les divers acteurs d’un processus, les genres de validation et les délais. Il sert aussi à mettre en place, pour chaque acteur, les différentes données qui s’avèrent être utiles pour réaliser les tâches. À part cela, le workflow est aussi une manière qui permet de réaliser le suivi ainsi que l’identification des différents acteurs tout en mentionnant leur mission ainsi que la méthode pour pouvoir l’atteindre.
Le workflow dans le secteur tertiaire
Le processus de workflow est un processus très utilisé dans le secteur tertiaire tel que la manière de gérer les différentes demandes de prêts au niveau d’un organisme bancaire ou les divers dossiers de traitement de sinistres destinés à une compagnie d’assurance. On peut également citer le remboursement de notes de frais dédié à tout type d’organisation. Dans cette situation, on parle de worflow administratif. En effet, les documents à mettre en place sont réalisés dans un parcours très particulier dans lequel se trouvent les travaux de vérification, les différentes tâches d’investigation, d’information ou d’approbation. Dans ce cas, les outils informatiques destinés au worflow ont pour rôle de déterminer le trajet des différents types de document, d’assurer la vérification des délais et aussi de faire suivre l’exécution. Ils sont également très souples pour pouvoir effectuer la modification du circuit qui a été prédéfini dans le but d’éviter les différentes sortes de blocage. Il y a aussi ce qu’on appelle par le workflow procédural et le worflow ad hoc. Ce dernier est moins verrouillé par rapport au premier. Les utilisateurs sont alors plus libres pour pouvoir intervenir au niveau du cheminement de façon dynamique. Cela a pour objectif de se préparer aux imprévus. Le workflow qui est utilisé dans le domaine tertiaire n’est autre que l’outil de rationalisation qui a été utilisé dans l’industrie des années auparavant. En effet, ce principe n’est pas une nouvelle invention étant donné qu’un bon nombre d’administrations faisaient recours aux circuits internes de tubes pneumatiques pour pouvoir transporter les documents.
Le Business Process Management
Le BPM ou Business Process Management est un système de gestion qui permet à une entreprise de contrôler si ses processus sont parfaitement réalisés d’une manière efficiente et efficace pour satisfaire les attentes des clients qu’ils soient externes ou internes avec une certaine performance.
Le BPM ne doit pas être considéré comme une technologie, mais comme une discipline qui emploie des services et des logiciels pour donner une vision totale de l’activité d’une société. Avec BPM, on peut identifier, documenter, automatiser et améliorer de façon pérenne les processus de l’entreprise afin d’accroître son efficacité et diminuer les coûts.
Le BPM est donc réalisé par les sociétés pour répondre à de multiples besoins. Ces besoins sont généralement la maîtrise du dispositif pour la création de valeur pour une organisation, l’optimisation de la performance en respectant toutes les contraintes réglementaires et économiques de la société, la mise en œuvre de toutes les démarches d’évolution, l’accompagnement de la société durant les phases de transformation ou de fusion, le renforcement de l’agilité de l’organisation sur les environnements où la vitesse du changement s’avère importante et l’orientation de la culture et de l’organisation des collaborateurs pour satisfaire les clients.
Les principes du BPM
Une démarche BPM est structurée par trois éléments : les hommes, une stratégie en gouvernance avec des processus pour la gestion de la performance et une gestion du processus actif.
Dans la majorité, les sociétés sont organisées par métiers, par secteurs géographiques, par marchés et rarement par processus. Les rôles du BPM sont portés par des participants directs de l’organisation en surplus de leurs fonctions habituelles.
Les participants sont généralement le propriétaire du processus qui est le responsable de la performance, le pilote du processus qui anime toute la démarche processus, il suit la performance de ce processus et il coordonne tous les plans d’évolution et enfin le correspondant processus qui participe aux travaux d’optimisation et d’analyse des processus.
Le BPM ne peut être efficace que sur une longue durée et il doit suivre une démarche systématique et structurée. Et c’est à ce moment-là qu’un système de gouvernance doit être installé pour assurer la réalisation de cette démarche.
La gouvernance BPM comporte les instances de pilotage de toute la démarche, l’identification de toutes les parties prenantes et les modalités de la mise en œuvre comme l’accompagnement, l’analyse et l’optimisation, les services attendus par la démarche, les modalités de suivi sur l’application de cette démarche avec les indicateurs de performances.
Enfin, une démarche BPM ne peut réussir sans la gestion du processus en tant qu’actif. Pour que cet actif soit géré convenablement, il faut s’assurer qu’il soit existant, à jour, diffusé, appliqué et protégé. L’actif existant est la référence des pratiques de la société qui doit être formalisée.
Les réponses à ces questions : qui fait quoi, comment et avec quel support le fait-il permettent de l’expliciter. L’actif à jour est la référence d’une entreprise qui n’est pas à jour systématiquement. L’actif diffusé englobe les collaborateurs qui doivent être au courant de toutes les informations les concernant et ils doivent être en mesure de trouver ces informations à tout moment.
La mise en œuvre du BPM
La mise en œuvre d’un BPM doit suivre 5 étapes.
- La première étape consiste à la précision des objectifs et à la validation des directions de la démarche.
- La deuxième étape se concentre sur la structuration de la démarche.
- La troisième étape attaque le déploiement de celle-ci.
- La quatrième étape se focalise sur le contrôle de l’exécution de cette démarche.
- Et la dernière étape se penche sur son amélioration.
D’emblée, il faut se mettre en tête que pour réussir une approche de BPM, il faut se baser sur la connaissance des facteurs clés. Ces derniers vont être cités successivement.
- Premièrement se place la nécessité de déterminer un langage de description clair.
- Deuxièmement, c’est la structure référentielle homogène sur les finalités de la démarche.
- Troisièmement se trouve la mise en marche de la démarche processus dans l’optimisation de la performance fonctionnelle de la société.
- Quatrièmement, c’est la mise en application des vecteurs de communication conformes aux cibles identifiées.
- Cinquièmement, la disposition de sujets formés, compétents et motivés constitue un des facteurs clés de la réussite du BPM.
- Sixièmement, l’installation d’un processus de gestion en référence à la société est également utile pour le succès de l’approche BPM.
Business Analysis
Aujourd’hui, la plupart des entreprises optent pour un business analysis afin de développer leurs aspects tactiques et stratégiques. C’est un très bon moyen pour pouvoir améliorer les différentes activités d’une entreprise.
Définition du business analysis
Le business analysis est un terme anglais dont la signification en français est l’analyste d’affaires. C’est effectivement la personne qui s’occupe de l’analyse des besoins des divers clients d’affaire. En général, il se charge d’assurer l’intermédiaire entre la société dans son aspect affaires et les prestataires de services externes. Dans le domaine de l’information, le business analysis s’occupe de l’étude concernant les affaires avant de procéder à une proposition de solution. Dans ce cas, le rôle de l’analyste d’affaires est similaire à celui d’un chef de projet.
Les différentes tâches d’un business analysis
Le business analysis tient un grand rôle avant et pendant la réalisation d’un projet. Avant que le projet soit commencé, il s’informe sur les processus d’affaire du client. Pour cela, il identifie les différentes pistes d’amélioration, ensuite, il prépare les divers mandats du projet. Il conseille également la gouvernance en ce qui concerne les projets qui sont à prioriser.
Durant chaque projet, il se charge également de l’identification ainsi que la documentation des différentes options stratégiques, de la valeur du projet, des nécessités de chaque partie prenante et aussi de la conséquence du projet au niveau de l’organisation.
À part cela, le business analysis peut intervenir, mener et s’occuper de l’analyse des besoins des utilisateurs. Il peut aussi cadrer les différentes conditions d’affaires et assurer la description du contexte d’affaire du projet. Dans ce cas, le but de l’analyste d’affaires est de faire comprendre à l’équipe de développement les besoins des utilisateurs ainsi que le concept du domaine. À noter que le travail d’un business analysis est limité par un analyste fonctionnel. En effet, ce dernier donne des solutions informatiques pour assurer le développement.
Business Process Management Open Source
Une tout autre alternative vise à faciliter la tâche des entreprises sur la gestion et l’organisation des processus de mise en œuvre afin de répondre au mieux aux besoins des clientèles : le Business Process Management Open source.
Particularités du BPM Open Source
Le Business Process Management ou gestion des processus métier est une approche dans le domaine du management qui permet d’organiser d’une manière efficiente et efficace les processus de mise en œuvre pour répondre aux besoins des clients.
Le Business Process Management Open source est un outil particulièrement innovant pour permettre aux entreprises de se faciliter la tâche quant à l’atteinte de leurs objectifs à savoir la satisfaction des clients.
Ainsi, Business Process Management Open source offre des options en sus pour mieux gérer et assurer leurs politiques de mise en œuvre. Ces politiques comprennent la création des flux de données complexes indépendamment du système, l’interopérabilité des données, l’utilisation du mode Cloud, etc.
Afin de trouver le système le plus adapté à son entreprise, il existe un certain nombre de logiciels Open source sur le marché.
Quelques conseils d’utilisation
Le Business Process Management Open source se présente pour la plupart des cas sous forme de logiciel qu’il faut intégrer dans le système informatique de l’entreprise. Parmi les logiciels Open source existants sur le marché, il est plus préférable de choisir celui qui possède les fonctions et les options les plus adaptées à son entreprise.
Afin de déterminer le logiciel le plus adapté, il faut définir à l’avance les attentes auxquelles on cherche à travers le logiciel, à savoir ses capacités, sa compatibilité, ses fonctionnalités et principalement ses éléments clés. Par ailleurs, il faut savoir que parmi ces logiciels, il existe deux approches totalement différentes.
- Le premier type de logiciel est orienté beaucoup plus vers les développeurs, car les fonctionnalités privilégient un accès au BPM par programmation.
- Le deuxième type de logiciel s’oriente plutôt vers les utilisateurs fonctionnels, car il offre des fonctions beaucoup plus pratiques sur la gestion et la définition des processus.
Dans l’un ou dans l’autre cas, un logiciel Open source permet toujours d’administrer les tâches dans une entreprise avec plus de facilités et plus d’options.
Quelques exemples de logiciel Open Source
L’open source offre des solutions fortement avantageuses pour chaque entreprise, reste à savoir le logiciel le plus approprié.
Logo Bonitasoft
Bonitasoft est une solution Open source très appréciée dans la gestion de la chaîne logistique, dans la gestion des ressources humaines, dans la gestion des contrats ou encore dans l’administration électronique. Elle possède la capacité de gérer un flux de données assez complexes ainsi que des feuilles de calcul qui permettent de faciliter l’organisation des tâches et des calculs financiers. Afin de faciliter la tâche de ses utilisateurs, BonitaSoft possède des applications autonomes ainsi que des Java qui sont accessibles depuis le net.
activiti
Activiti est également un logiciel Open source qui peut fonctionner indépendamment du système. Activiti est légère, intégrable à toutes les plateformes et capable de fonctionner dans un environnement Cloud évolutif. Jboss-rules offre aussi un atout très remarquable pour définir, gérer, analyser et réguler une politique d’entreprise afin de trouver la meilleure solution possible pour l’atteinte des objectifs.