Le BPM ou Business Process Management est un système de gestion qui permet à une entreprise de contrôler si ses processus sont parfaitement réalisés d’une manière efficiente et efficace pour satisfaire les attentes des clients qu’ils soient externes ou internes avec une certaine performance.

Le BPM ne doit pas être considéré comme une technologie, mais comme une discipline qui emploie des services et des logiciels pour donner une vision totale de l’activité d’une société. Avec BPM, on peut identifier, documenter, automatiser et améliorer de façon pérenne les processus de l’entreprise afin d’accroître son efficacité et diminuer les coûts.

Le BPM est donc réalisé par les sociétés pour répondre à de multiples besoins. Ces besoins sont généralement la maîtrise du dispositif pour la création de valeur pour une organisation, l’optimisation de la performance en respectant toutes les contraintes réglementaires et économiques de la société, la mise en œuvre de toutes les démarches d’évolution, l’accompagnement de la société durant les phases de transformation ou de fusion, le renforcement de l’agilité de l’organisation sur les environnements où la vitesse du changement s’avère importante et l’orientation de la culture et de l’organisation des collaborateurs pour satisfaire les clients.

Les principes du BPM

Une démarche BPM est structurée par trois éléments : les hommes, une stratégie en gouvernance avec des processus pour la gestion de la performance et une gestion du processus actif.

Dans la majorité, les sociétés sont organisées par métiers, par secteurs géographiques, par marchés et rarement par processus. Les rôles du BPM sont portés par des participants directs de l’organisation en surplus de leurs fonctions habituelles.

Les participants sont généralement le propriétaire du processus qui est le responsable de la performance, le pilote du processus qui anime toute la démarche processus, il suit la performance de ce processus et il coordonne tous les plans d’évolution et enfin le correspondant processus qui participe aux travaux d’optimisation et d’analyse des processus.

Le BPM ne peut être efficace que sur une longue durée et il doit suivre une démarche systématique et structurée. Et c’est à ce moment-là qu’un système de gouvernance doit être installé pour assurer la réalisation de cette démarche.

La gouvernance BPM comporte les instances de pilotage de toute la démarche, l’identification de toutes les parties prenantes et les modalités de la mise en œuvre comme l’accompagnement, l’analyse et l’optimisation, les services attendus par la démarche, les modalités de suivi sur l’application de cette démarche avec les indicateurs de performances.

Enfin, une démarche BPM ne peut réussir sans la gestion du processus en tant qu’actif. Pour que cet actif soit géré convenablement, il faut s’assurer qu’il soit existant, à jour, diffusé, appliqué et protégé. L’actif existant est la référence des pratiques de la société qui doit être formalisée.

Les réponses à ces questions : qui fait quoi, comment et avec quel support le fait-il permettent de l’expliciter. L’actif à jour est la référence d’une entreprise qui n’est pas à jour systématiquement. L’actif diffusé englobe les collaborateurs qui doivent être au courant de toutes les informations les concernant et ils doivent être en mesure de trouver ces informations à tout moment.

La mise en œuvre du BPM

La mise en œuvre d’un BPM doit suivre 5 étapes.

1. La première étape consiste à la précision des objectifs et à la validation des directions de la démarche.
2. La deuxième étape se concentre sur la structuration de la démarche.
3. La troisième étape attaque le déploiement de celle-ci.
4. La quatrième étape se focalise sur le contrôle de l’exécution de cette démarche.
5. Et la dernière étape se penche sur son amélioration.

D’emblée, il faut se mettre en tête que pour réussir une approche de BPM, il faut se baser sur la connaissance des facteurs clés. Ces derniers vont être cités successivement.

• Premièrement se place la nécessité de déterminer un langage de description clair.
• Deuxièmement, c’est la structure référentielle homogène sur les finalités de la démarche.
• Troisièmement se trouve la mise en marche de la démarche processus dans l’optimisation de la performance fonctionnelle de la société.
• Quatrièmement, c’est la mise en application des vecteurs de communication conformes aux cibles identifiées.
• Cinquièmement, la disposition de sujets formés, compétents et motivés constitue un des facteurs clés de la réussite du BPM.
• Sixièmement, l’installation d’un processus de gestion en référence à la société est également utile pour le succès de l’approche BPM.

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