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Logiciel BPM
Les logiciels BPM sont des outils avec lesquels on peut automatiser les processus métiers d’une société. La notion de BPM peut se définir par la gestion des processus métiers. Le processus en question est un ensemble d’activités mises en fonction dans le temps pour voir un résultat précis.
Les logiciels BPM aident les entreprises à faciliter l’administration de leurs processus et leurs contenus. Ces logiciels sont destinés aux entreprises de toutes dimensions qu’elles soient des PME ou multinationales. Tous les secteurs d’activités sont concernés par ces logiciels et ces derniers possèdent des capacités puissantes et efficaces dans l’automatisation.
Ils sont également innovants et d’autres fonctionnalités y peuvent être rajoutées pour la gestion des documents et de contenus de toutes origines et de tous types. On peut organiser tous les processus associés afin de mettre en avant un meilleur suivi et le partage de toutes les informations. Les logiciels ProcessStudio, Bonitasoft, ECM, GEIDE et Workflow ont chacun leur spécificité si bien qu’il est plus judicieux d’entrer dans les détails.
Logiciel Process Studio
Le logiciel Process Studio permet rapidement et simplement la mise en corrélation des processus d’une société de manière interactive et graphique. Il donne vie aux divers processus comme le service achat, le service juridique, les ressources humaines, le service client, le service recrutement et celui de la qualité. Il accorde beaucoup plus de fonctionnalités, de visibilité et plus de traçabilité. C’est une véritable entrée collaborative, il peut renfermer tous les employés d’une société à cause de sa simplicité et son ergonomie d’utilisation. Process Studio est aussi un générateur d’applications.
Logiciel BonitaSoft
Bonita Open solution peut être employé pour créer des données assez complexes comme les workflows et des feuilles de calcul comme Apple automator ou Excel. Cette solution logicielle comprend trois composants. Ne prenant que l’exemple du premier composant, Studio Bonita est un moyen de modéliser graphiquement les processus de sociétés selon le BPMN standard, ensuite il permet de connecter ces processus sur tous les composants d’information comme la base de données, la messagerie, l’ERP et la GED. Tout cela pour générer une application de métier autonome qui est évaluée en Java et qui peut être accessible via une interface web. Avec le Studio Bonita, on peut personnaliser les formulaires dans leur apparence graphique et dans leur ergonomie. Bonita Open Solution est téléchargeable sous la licence GPL.
Logiciel GEIDE
Le logiciel GEIDE permet une automatisation de processus, une gestion documentaire, un management de qualité, une dématérialisation des factures, une gestion du courrier et une maîtrise des ressources humaines. Dans la gestion documentaire, on peut simplifier l’accès à l’information. On peut gérer le cycle de vie des documents. On peut retrouver des informations par simple clic. On peut gérer tous les types de documents et de contenus. On peut piloter une activité. On peut gérer la conformité et assurer le retour sur investissement.
Logiciel Workflow
Le logiciel Workflow est un logiciel d’organisation avec une technologie d’innovation et de création des environnements nouveaux sur le plan du travail. Il définit les tâches et les processus métier en exécutant en commun au jour le jour des applications telles qu’Outlook et Word. Les avantages de ce logiciel se divisent en quatre. Le premier avantage est l’amélioration de la productivité. Cette amélioration est l’automatisation des flux pour réduire le temps consacré à toutes les tâches manuelles. Le deuxième avantage est la visibilité. Les flux permettent à tous les gestionnaires d’analyser le domaine des processus critiques sur tous les points et à tout moment. Troisièmement, le logiciel Workflow donne aux organisations l’opportunité de réagir facilement et rapidement devant l’évolution du marché. Cette évolution est constatée à travers de modifications de procédés. Quatrièmement, on note l’amélioration de l’imputabilité. Le suivi de temps pour réaliser les fonctions des sociétés crée une amélioration des processus et une mesure de la productivité. Le logiciel est entièrement paramétrable. En effet, il a un cadre structurant et possède un transfert électronique des données. Les acteurs sont notifiés par mail et leur affectation est paramétrable. Ce moyen de communication avec lequel on gagne du temps est simple d’utilisation. En plus, la traçabilité est facile.
Prix
La tarification est souvent souple. Elle est dégressive à partir d’un certain montant selon chaque logiciel. Pour Workflow, il est disponible dans tous les modèles sur le marché et il correspond à la fois à chaque besoin et à chaque moyen budgétaire. Qu’importe la formule choisie, toutes les fonctionnalités sont acquises d’office. Les modules additionnels n’existent pas ni l’extension. Les options payantes sont nulles et les coûts cachés sont inexistants. La licence est facturée selon le nombre actif d’utilisateurs avec un minimum de 30. Elle est perpétuelle avec un tarif dégressif à partir de 330 euros par utilisateur. Avec la licence classique, on peut avoir le logiciel et l’employer dans chaque infrastructure.
Le Business Process Management
Le BPM ou Business Process Management est un système de gestion qui permet à une entreprise de contrôler si ses processus sont parfaitement réalisés d’une manière efficiente et efficace pour satisfaire les attentes des clients qu’ils soient externes ou internes avec une certaine performance.
Le BPM ne doit pas être considéré comme une technologie, mais comme une discipline qui emploie des services et des logiciels pour donner une vision totale de l’activité d’une société. Avec BPM, on peut identifier, documenter, automatiser et améliorer de façon pérenne les processus de l’entreprise afin d’accroître son efficacité et diminuer les coûts.
Le BPM est donc réalisé par les sociétés pour répondre à de multiples besoins. Ces besoins sont généralement la maîtrise du dispositif pour la création de valeur pour une organisation, l’optimisation de la performance en respectant toutes les contraintes réglementaires et économiques de la société, la mise en œuvre de toutes les démarches d’évolution, l’accompagnement de la société durant les phases de transformation ou de fusion, le renforcement de l’agilité de l’organisation sur les environnements où la vitesse du changement s’avère importante et l’orientation de la culture et de l’organisation des collaborateurs pour satisfaire les clients.
Les principes du BPM
Une démarche BPM est structurée par trois éléments : les hommes, une stratégie en gouvernance avec des processus pour la gestion de la performance et une gestion du processus actif.
Dans la majorité, les sociétés sont organisées par métiers, par secteurs géographiques, par marchés et rarement par processus. Les rôles du BPM sont portés par des participants directs de l’organisation en surplus de leurs fonctions habituelles.
Les participants sont généralement le propriétaire du processus qui est le responsable de la performance, le pilote du processus qui anime toute la démarche processus, il suit la performance de ce processus et il coordonne tous les plans d’évolution et enfin le correspondant processus qui participe aux travaux d’optimisation et d’analyse des processus.
Le BPM ne peut être efficace que sur une longue durée et il doit suivre une démarche systématique et structurée. Et c’est à ce moment-là qu’un système de gouvernance doit être installé pour assurer la réalisation de cette démarche.
La gouvernance BPM comporte les instances de pilotage de toute la démarche, l’identification de toutes les parties prenantes et les modalités de la mise en œuvre comme l’accompagnement, l’analyse et l’optimisation, les services attendus par la démarche, les modalités de suivi sur l’application de cette démarche avec les indicateurs de performances.
Enfin, une démarche BPM ne peut réussir sans la gestion du processus en tant qu’actif. Pour que cet actif soit géré convenablement, il faut s’assurer qu’il soit existant, à jour, diffusé, appliqué et protégé. L’actif existant est la référence des pratiques de la société qui doit être formalisée.
Les réponses à ces questions : qui fait quoi, comment et avec quel support le fait-il permettent de l’expliciter. L’actif à jour est la référence d’une entreprise qui n’est pas à jour systématiquement. L’actif diffusé englobe les collaborateurs qui doivent être au courant de toutes les informations les concernant et ils doivent être en mesure de trouver ces informations à tout moment.
La mise en œuvre du BPM
La mise en œuvre d’un BPM doit suivre 5 étapes.
- La première étape consiste à la précision des objectifs et à la validation des directions de la démarche.
- La deuxième étape se concentre sur la structuration de la démarche.
- La troisième étape attaque le déploiement de celle-ci.
- La quatrième étape se focalise sur le contrôle de l’exécution de cette démarche.
- Et la dernière étape se penche sur son amélioration.
D’emblée, il faut se mettre en tête que pour réussir une approche de BPM, il faut se baser sur la connaissance des facteurs clés. Ces derniers vont être cités successivement.
- Premièrement se place la nécessité de déterminer un langage de description clair.
- Deuxièmement, c’est la structure référentielle homogène sur les finalités de la démarche.
- Troisièmement se trouve la mise en marche de la démarche processus dans l’optimisation de la performance fonctionnelle de la société.
- Quatrièmement, c’est la mise en application des vecteurs de communication conformes aux cibles identifiées.
- Cinquièmement, la disposition de sujets formés, compétents et motivés constitue un des facteurs clés de la réussite du BPM.
- Sixièmement, l’installation d’un processus de gestion en référence à la société est également utile pour le succès de l’approche BPM.