D’une part, les différentes tâches ainsi que les différentes opérations réalisées par une personne ou un organisme sont nommées workflow. D’autre part, workflow désigne un excellent outil permettant d’assurer la modélisation ainsi que l’automatisme des flux d’informations au niveau d’une entreprise.

Définition du principe de workflow

Le mot workflow est un terme anglais qui signifie flux de travaux ou automatisation des processus. Des fois, les professionnels le définissent comme un flux opérationnel. En effet, le workflow se présente comme un outil qui a pour mission d’assurer la description du circuit de validation, les nombreuses tâches qui seront réparties entre les divers acteurs d’un processus, les genres de validation et les délais. Il sert aussi à mettre en place, pour chaque acteur, les différentes données qui s’avèrent être utiles pour réaliser les tâches. À part cela, le workflow est aussi une manière qui permet de réaliser le suivi ainsi que l’identification des différents acteurs tout en mentionnant leur mission ainsi que la méthode pour pouvoir l’atteindre.

Le workflow dans le secteur tertiaire

Le processus de workflow est un processus très utilisé dans le secteur tertiaire tel que la manière de gérer les différentes demandes de prêts au niveau d’un organisme bancaire ou les divers dossiers de traitement de sinistres destinés à une compagnie d’assurance. On peut également citer le remboursement de notes de frais dédié à tout type d’organisation. Dans cette situation, on parle de worflow administratif. En effet, les documents à mettre en place sont réalisés dans un parcours très particulier dans lequel se trouvent les travaux de vérification, les différentes tâches d’investigation, d’information ou d’approbation. Dans ce cas, les outils informatiques destinés au worflow ont pour rôle de déterminer le trajet des différents types de document, d’assurer la vérification des délais et aussi de faire suivre l’exécution. Ils sont également très souples pour pouvoir effectuer la modification du circuit qui a été prédéfini dans le but d’éviter les différentes sortes de blocage. Il y a aussi ce qu’on appelle par le workflow procédural et le worflow ad hoc. Ce dernier est moins verrouillé par rapport au premier. Les utilisateurs sont alors plus libres pour pouvoir intervenir au niveau du cheminement de façon dynamique. Cela a pour objectif de se préparer aux imprévus. Le workflow qui est utilisé dans le domaine tertiaire n’est autre que l’outil de rationalisation qui a été utilisé dans l’industrie des années auparavant. En effet, ce principe n’est pas une nouvelle invention étant donné qu’un bon nombre d’administrations faisaient recours aux circuits internes de tubes pneumatiques pour pouvoir transporter les documents.